Sind Freiberufler grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig?

Ja, grundsätzlich schon. Freiberufler sind Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn, wenn sie selbstständig Leistungen gegen Entgelt erbringen. Umsatzsteuer fällt nur dann nicht an, wenn eine Steuerbefreiung greift oder die Kleinunternehmerregelung angewendet wird.

Ist die Kleinunternehmerregelung dasselbe wie Umsatzsteuerbefreiung?

Nein. Die Kleinunternehmerregelung ist eine besondere umsatzsteuerliche Vereinfachung. Sie ist nicht identisch mit echten Steuerbefreiungen für bestimmte Leistungen, etwa im Gesundheits- oder Bildungsbereich.

Wann ist ein Freiberufler 2026 Kleinunternehmer?

Nach der seit 2025 geltenden Regelung greift die Kleinunternehmerregelung grundsätzlich, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Umsatzsteuerpflicht für Freiberufler: Wann du Umsatzsteuer berechnen musst

Viele Gründer setzen „freiberuflich” gedanklich mit „umsatzsteuerfrei” gleich. Genau das ist einer der häufigsten Fehler. Freiberufler können sehr wohl umsatzsteuerpflichtig sein und sind es in vielen Fällen auch.

Sind Freiberufler umsatzsteuerpflichtig?

Grundsätzlich ja.

Wer selbstständig Leistungen gegen Entgelt erbringt, ist umsatzsteuerlich Unternehmer im Sinne von § 2 UStG. Damit sind die Leistungen grundsätzlich steuerbar nach § 1 UStG. Umsatzsteuer fällt nur dann nicht an, wenn:

die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG greift oder
eine spezielle Steuerbefreiung nach § 4 UStG für die konkrete Leistung gilt

Es gibt keinen pauschalen Freibrief für Freiberufler. Der Status als Freiberufler im einkommensteuerlichen Sinn hat mit der Umsatzsteuer nichts zu tun.

Warum Freiberuflichkeit und Umsatzsteuer oft verwechselt werden

Die Verwechslung kommt daher, dass viele Freiberufler keine Gewerbesteuer zahlen. Das ist ein echtes Privileg freier Berufe gegenüber Gewerbetreibenden. Aber Gewerbesteuer und Umsatzsteuer sind zwei völlig verschiedene Steuerarten:

Gewerbesteuer: Steuer auf den Gewerbeertrag, betrifft nur Gewerbetreibende, nicht Freiberufler
Umsatzsteuer: Steuer auf den Umsatz, betrifft grundsätzlich alle Unternehmer, also auch Freiberufler

Wer von Gewerbesteuerfreiheit auf Umsatzsteuerfreiheit schließt, begeht einen folgenschweren Denkfehler.

Wann bist du als Freiberufler nicht umsatzsteuerpflichtig?

Es gibt zwei Hauptfälle, in denen keine Umsatzsteuer anfällt.

1. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Die Kleinunternehmerregelung ist keine echte Steuerbefreiung im fachlichen Sinn, sondern eine besondere Vereinfachungsregelung für kleine Umsätze. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus und musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Seit 2025 gilt grundsätzlich:

Vorjahresumsatz nicht über 25.000 Euro
laufender Umsatz nicht über 100.000 Euro

Die Kehrseite: Du kannst im Gegenzug auch keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das bedeutet, die Umsatzsteuer, die du selbst auf Einkäufe zahlst (Software, Hardware, Büromaterial), bleibt an dir hängen.

2. Echte Steuerbefreiung für bestimmte Leistungen (§ 4 UStG)

Unabhängig von der Kleinunternehmerregelung gibt es Tätigkeiten, die wegen ihrer Art steuerfrei sein können. Dazu gehören unter anderem:

Heilbehandlungen im Bereich der Human- und Zahnmedizin (§ 4 Nr. 14 UStG)
Bestimmte Bildungsleistungen, die unmittelbar dem Schul- und Bildungszweck dienen (§ 4 Nr. 21 UStG)
Versicherungsvermittlung (§ 4 Nr. 11 UStG)

Die Voraussetzungen sind jeweils eng gefasst. Nicht jede Tätigkeit im Gesundheits- oder Bildungsbereich ist automatisch befreit.

Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuerbefreiung sind nicht dasselbe

Das ist ein besonders wichtiger Punkt, der immer wieder für Verwirrung sorgt:

	Kleinunternehmerregelung	Echte Steuerbefreiung
Rechtsgrundlage	§ 19 UStG	§ 4 UStG
Kriterium	Umsatzhöhe	Art der Leistung
Vorsteuerabzug	nein	in der Regel nein
Hinweis auf Rechnung	kein USt-Ausweis	Verweis auf Steuerbefreiung
Wählbar	ja, du kannst darauf verzichten	nein, sie gilt kraft Gesetz

Kleinunternehmer zu sein bedeutet also nicht, dass deine Leistung an sich steuerfrei wäre. Es bedeutet nur, dass du wegen deiner geringen Umsätze keine Umsatzsteuer erheben musst.

Regelbesteuerung oder Kleinunternehmer: Was ist besser?

Die Entscheidung hängt von deiner konkreten Situation ab:

Kleinunternehmerregelung ist oft sinnvoll, wenn:

deine Kunden überwiegend Privatpersonen sind (die keinen Vorsteuerabzug haben)
du wenig Betriebsausgaben mit Umsatzsteuer hast
du den Verwaltungsaufwand gering halten willst
dein Umsatz absehbar unter den Grenzen bleibt

Regelbesteuerung ist oft sinnvoll, wenn:

deine Kunden überwiegend Unternehmen sind (die sich die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen)
du hohe Betriebsausgaben hast (Hardware, Software, Büroausstattung), bei denen du Vorsteuer geltend machen kannst
du professioneller wirken willst (manche Geschäftskunden bevorzugen Rechnungen mit USt-Ausweis)
du mit EU-Auslandskunden arbeitest und das Reverse-Charge-Verfahren nutzen willst

Kann man die Entscheidung ändern?

Wenn du dich im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für die Regelbesteuerung entscheidest (Option zur Kleinunternehmerregelung), bist du daran für fünf Jahre gebunden. Der umgekehrte Weg, also von Regelbesteuerung zurück zur Kleinunternehmerregelung, ist jederzeit möglich, sofern du die Umsatzgrenzen einhältst.

Wann musst du Umsatzsteuer auf deine Rechnungen schreiben?

Wenn du regelbesteuert bist und keine spezielle Steuerbefreiung greift, musst du grundsätzlich Umsatzsteuer ausweisen. Der reguläre Steuersatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte Satz 7 Prozent.

Welcher Steuersatz gilt?

Für die meisten freiberuflichen Dienstleistungen gilt der reguläre Satz von 19 Prozent. Der ermäßigte Satz von 7 Prozent kommt nur in bestimmten Fällen zur Anwendung, etwa bei:

Lieferung von Büchern und Zeitschriften (relevant für Autoren und Verleger)
bestimmten urheberrechtlichen Leistungen (z. B. Einräumung von Nutzungsrechten an Texten, Fotos, Musik)
Eintrittsgeldern für Theater, Konzerte, Museen

Für typische freiberufliche Beratungs-, Design- oder Entwicklungsleistungen gilt fast immer 19 Prozent.

Was passiert, wenn du Umsatzsteuer zu Unrecht ausweist?

Das kann teuer werden. Nach § 14c UStG schuldet jeder, der in einer Rechnung Umsatzsteuer gesondert ausweist, diesen Betrag, auch wenn er ihn eigentlich nicht hätte ausweisen dürfen. Das betrifft besonders:

Kleinunternehmer, die versehentlich Umsatzsteuer auf ihre Rechnungen schreiben
Freiberufler mit steuerbefreiten Leistungen, die trotzdem USt ausweisen

In solchen Fällen musst du die ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, obwohl du eigentlich nicht umsatzsteuerpflichtig bist. Die Lösung: Rechnung korrigieren und dem Kunden eine berichtigte Version ausstellen.

Typische Fälle bei Freiberuflern

Berater, Designer, Entwickler, Texter

Diese Leistungen sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig mit 19 Prozent, wenn nicht die Kleinunternehmerregelung greift. Es gibt keine fachliche Steuerbefreiung für diese Tätigkeiten.

Heilberufe (Ärzte, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten)

Hier kann eine echte Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG in Betracht kommen. Voraussetzung ist, dass es sich um eine Heilbehandlung handelt. Gutachten, Vorträge oder Schulungen desselben Arztes sind hingegen in der Regel umsatzsteuerpflichtig.

Lehrer, Coaches, Trainer

Auch hier kommt es stark auf die konkrete Leistung an. Unterricht an einer anerkannten Bildungseinrichtung kann steuerfrei sein. Freiberufliches Coaching für Unternehmen ist dagegen in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Die Abgrenzung ist oft schwierig und hängt von den Einzelumständen ab.

Journalisten und Autoren

Journalistische Leistungen unterliegen grundsätzlich dem regulären Steuersatz von 19 Prozent. Bei der Einräumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte kann jedoch der ermäßigte Satz von 7 Prozent gelten. Die korrekte Abgrenzung ist in der Praxis nicht immer einfach.

Künstler

Für künstlerische Leistungen gilt grundsätzlich ebenfalls Umsatzsteuerpflicht. Viele Künstler nutzen die Kleinunternehmerregelung, weil ihre Umsätze unter den Grenzen liegen. Bei der Einräumung von Nutzungsrechten an Kunstwerken kann der ermäßigte Satz zur Anwendung kommen.

Was passiert, wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest?

Wenn dein Umsatz im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze überschreitet, endet die Kleinunternehmerregelung. Ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, musst du Umsatzsteuer berechnen und abführen.

Praktisch bedeutet das:

Du musst ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.
Du musst Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
Du kannst ab diesem Zeitpunkt aber auch Vorsteuer geltend machen.

Und was ist mit Reverse Charge?

Wenn du mit Geschäftskunden im EU-Ausland arbeitest, kann es sein, dass du trotz sonstiger Regelbesteuerung im konkreten Fall keine deutsche Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweist. Dann kommt unter Umständen das Reverse-Charge-Verfahren ins Spiel. Der Leistungsempfänger im Ausland führt die Umsatzsteuer dann in seinem Land ab.

Voraussetzung ist in der Regel, dass du eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hast und dein Kunde ebenfalls eine gültige USt-IdNr. besitzt.

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Fazit

Freiberufler sind nicht automatisch von der Umsatzsteuer befreit. Grundsätzlich gilt erst einmal Umsatzsteuerpflicht, solange nicht die Kleinunternehmerregelung oder eine spezielle Steuerbefreiung greift. Die Entscheidung zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung solltest du bewusst treffen, nicht einfach die bequemere Option wählen. Gerade bei Rechnungen, Vorsteuer und Auslandsfällen lohnt sich eine saubere Trennung der Begriffe von Anfang an.