Mitarbeiter als Freiberufler einstellen: Wichtige rechtliche und steuerliche Hinweise

Dein Auftragsvolumen wächst, die Tage werden länger und du fragst dich: Kann ich als Freiberufler eigentlich Mitarbeiter einstellen? Die kurze Antwort lautet ja. Es gibt kein Gesetz, das Freiberuflern verbietet, Personal zu beschäftigen. Allerdings bringt der Schritt vom Einzelkämpfer zum Arbeitgeber eine Reihe von Pflichten mit sich, die du kennen solltest, bevor du den ersten Arbeitsvertrag unterschreibst. In diesem Artikel erfährst du, welche Beschäftigungsformen infrage kommen, welche Anmeldungen nötig sind und worauf du achten musst, damit dein Freiberuflerstatus erhalten bleibt.

Festanstellung vs. Freelancer beauftragen

Bevor du eine Stelle ausschreibst, solltest du dir eine grundlegende Frage stellen: Brauchst du wirklich einen Angestellten oder reicht es, einen anderen Freelancer als Subunternehmer zu beauftragen?

Festanstellung bedeutet, dass du einen Arbeitsvertrag nach § 611a BGB abschließt. Du trägst Arbeitgeberpflichten wie Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, bezahlten Urlaub und Kündigungsschutz. Dafür hast du Weisungsrecht und kannst Arbeitszeit, Arbeitsort und Inhalt der Tätigkeit bestimmen.

Subunternehmer beauftragen ist oft flexibler. Du vergibst einzelne Projekte oder Werkleistungen an andere Freiberufler per Dienst- oder Werkvertrag. Es entstehen keine Sozialversicherungspflichten und keine laufenden Lohnkosten zwischen den Aufträgen. Du zahlst nur, wenn tatsächlich Arbeit anfällt, und trägst kein Risiko bei Krankheit oder Urlaub deines Auftragnehmers.

Allerdings gibt es einen kritischen Punkt: Wenn ein Subunternehmer dauerhaft nur für dich arbeitet, an deinem Arbeitsplatz sitzt, deine Tools nutzt und in deine Abläufe eingebunden ist, kann die Deutsche Rentenversicherung Scheinselbständigkeit feststellen. Die Folge sind Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen, unter Umständen für mehrere Jahre rückwirkend und inklusive Säumniszuschlägen. Prüfe deshalb ehrlich, ob die Zusammenarbeit tatsächlich einem freien Auftragsverhältnis entspricht oder ob du faktisch einen Arbeitnehmer beschäftigst, ohne ihn als solchen anzumelden.

Minijob, Midijob oder Vollzeit

Wenn du dich für eine Festanstellung entscheidest, stellt sich die nächste Frage: In welchem Umfang? Die drei gängigsten Modelle unterscheiden sich erheblich in Aufwand und Kosten.

Minijob (bis 556 Euro monatlich): Der Minijob ist für viele Freiberufler der einfachste Einstieg. Dein Mitarbeiter verdient maximal 556 Euro im Monat. Als Arbeitgeber zahlst du pauschale Abgaben von rund 31 Prozent an die Minijob-Zentrale. Das sind Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung, Rentenversicherung, Lohnsteuer und Umlagen. Bei einem vollen Minijob kommen also etwa 170 Euro monatlich an Arbeitgeberkosten hinzu. Die Abwicklung läuft komplett über die Minijob-Zentrale, was den Verwaltungsaufwand überschaubar hält.

Midijob (556,01 bis 2.000 Euro monatlich): Im sogenannten Übergangsbereich steigen die Sozialversicherungsbeiträge gleitend an. Für dich als Arbeitgeber liegen die Lohnnebenkosten bei rund 20 bis 21 Prozent des Bruttolohns. Die Anmeldung und Abrechnung ist aufwendiger als beim Minijob, weil du die Beiträge individuell an die jeweilige Krankenkasse und andere Träger abführen musst.

Vollzeit oder Teilzeit ab 2.000 Euro: Ab dieser Schwelle gelten die regulären Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Rechne als Faustregel mit etwa 20 bis 23 Prozent Arbeitgeberkosten auf den Bruttolohn. Bei einem Monatsbrutto von 3.000 Euro sind das rund 600 bis 690 Euro zusätzlich. Hinzu kommen Beiträge zur Berufsgenossenschaft und eventuelle Umlagen. Bedenke auch, dass du bei einer Festanstellung Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall leisten musst und mindestens 20 Urlaubstage pro Jahr bei einer Fünftagewoche gewähren musst.

Ein konkretes Rechenbeispiel: Du stellst eine Bürokraft in Teilzeit für 1.800 Euro brutto ein. Deine Arbeitgeberkosten betragen rund 20 Prozent, also 360 Euro. Zusammen mit dem Bruttolohn belastet dich diese Stelle mit circa 2.160 Euro monatlich. Plane diesen Betrag in deine Kalkulation ein, bevor du den Vertrag aufsetzt.

Anmeldepflichten Schritt für Schritt

Sobald du dich entschieden hast, einen Mitarbeiter einzustellen, musst du mehrere Anmeldungen vornehmen. Am besten erledigst du sie in dieser Reihenfolge:

1. Betriebsnummer beantragen: Jeder Arbeitgeber in Deutschland braucht eine Betriebsnummer. Du beantragst sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Das geht online und ist kostenlos. Ohne Betriebsnummer kannst du keinen Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden.

2. Mitarbeiter bei der Krankenkasse anmelden: Innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn meldest du deinen Mitarbeiter bei dessen gesetzlicher Krankenkasse an. Die Krankenkasse leitet die Meldung an die Renten- und Arbeitslosenversicherung weiter. Beim Minijob übernimmt die Minijob-Zentrale diese Funktion.

3. Lohnsteuer-Anmeldung beim Finanzamt: Du musst dich beim zuständigen Finanzamt als Arbeitgeber registrieren und regelmäßig Lohnsteuer-Anmeldungen abgeben. Je nach Höhe der abzuführenden Lohnsteuer geschieht das monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Die Anmeldung läuft über ELSTER. Alles Weitere zum Thema Finanzamt findest du in unserem Artikel zu Steuern für Freiberufler.

4. Berufsgenossenschaft: Innerhalb einer Woche nach der Einstellung musst du deinen Betrieb bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Sie ist der Träger der gesetzlichen Unfallversicherung. Welche Berufsgenossenschaft zuständig ist, richtet sich nach deiner Branche.

5. Arbeitsvertrag aufsetzen: Seit August 2022 gilt das überarbeitete Nachweisgesetz. Du bist verpflichtet, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten und deinem Mitarbeiter am ersten Arbeitstag auszuhändigen. Dazu gehören unter anderem Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Vergütung, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und Kündigungsfristen.

Viele Freiberufler nutzen für die laufende Lohnabrechnung entweder ein Lohnbuchhaltungsprogramm oder übergeben diesen Teil an einen Steuerberater. Gerade am Anfang kann die Unterstützung durch einen Profi sinnvoll sein, um Fehler bei der Abrechnung und den Meldungen zu vermeiden.

Rechtsform und Haftung

Als Freiberufler ohne besondere Rechtsform bist du Einzelunternehmer und haftest persönlich mit deinem gesamten Vermögen, auch für Ansprüche deiner Mitarbeiter. Das betrifft nicht nur Gehaltsforderungen, sondern auch Schadensersatzansprüche oder Ansprüche aus dem Arbeitnehmerschutz. Wenn du mehrere Angestellte beschäftigst oder dein Haftungsrisiko begrenzen möchtest, kann es sinnvoll sein, über eine andere Rechtsform für Freiberufler nachzudenken. Eine Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) oder eine GmbH bieten je nach Situation Vorteile. Für viele Freiberufler, die nur einen Minijobber beschäftigen, ist die persönliche Haftung in der Praxis kein Problem, solange du eine Betriebshaftpflichtversicherung hast.

Auswirkung auf den Freiberuflerstatus

Dieser Punkt ist für viele Freiberufler die zentrale Sorge: Werde ich zum Gewerbetreibenden, wenn ich Mitarbeiter einstelle? Die gute Nachricht: Das Einstellen von Mitarbeitern allein führt nicht automatisch zum Verlust des Freiberuflerstatus. Du darfst Personal beschäftigen und bleibst trotzdem Freiberufler. Entscheidend ist ein anderes Kriterium.

Das Finanzamt prüft, ob du weiterhin leitend und eigenverantwortlich tätig bist. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs wird von dir erwartet, dass du die fachliche Kernleistung persönlich erbringst oder zumindest jeden einzelnen Auftrag fachlich anleitest und das Ergebnis kontrollierst. Deine Mitarbeiter dürfen dich unterstützen, zuarbeiten und Hilfstätigkeiten übernehmen.

Kritisch wird es, wenn du deine persönliche Arbeitskraft durch Mitarbeiter vervielfältigst. Das bedeutet: Wenn deine Angestellten eigenständig dieselbe fachliche Leistung erbringen, die eigentlich deine freiberufliche Qualifikation erfordert, und du selbst nur noch organisierst, kann das Finanzamt eine gewerbliche Tätigkeit annehmen. Die Folge wäre eine Gewerbeanmeldung, Gewerbesteuerpflicht und unter Umständen die Pflicht zur doppelten Buchführung. Mehr zu diesem Thema findest du im Artikel Freiberufler und Gewerbe gleichzeitig.

Ein Beispiel: Ein freiberuflicher Grafikdesigner, der einen Assistenten für Recherche und Kundenkommunikation einstellt, bleibt Freiberufler. Stellt derselbe Designer drei weitere Designer ein, die eigenständig Kundenprojekte bearbeiten, während er selbst nur akquiriert und verwaltet, bewegt er sich in Richtung Gewerblichkeit.

Fazit

Mitarbeiter einzustellen ist als Freiberufler grundsätzlich möglich und oft der richtige Schritt, wenn dein Geschäft wächst. Der Weg dorthin erfordert allerdings sorgfältige Planung.

Prüfe zuerst, ob eine Festanstellung wirklich nötig ist oder ob ein Subunternehmer die flexiblere Lösung wäre. Wenn du dich für eine Anstellung entscheidest, starte im Zweifel mit einem Minijob, um den Verwaltungsaufwand gering zu halten und Erfahrung als Arbeitgeber zu sammeln. Kalkuliere die tatsächlichen Gesamtkosten inklusive Arbeitgeberanteile und Nebenkosten, nicht nur das Bruttogehalt. Erledige alle Anmeldungen gewissenhaft und fristgerecht. Und achte vor allem darauf, dass du weiterhin fachlich leitend und eigenverantwortlich arbeitest, damit dein Freiberuflerstatus unangetastet bleibt.

Im Zweifel lohnt sich eine Beratung durch einen Steuerberater oder Fachanwalt für Arbeitsrecht, besonders beim ersten Mitarbeiter. Die Investition in professionelle Beratung kann dich vor teuren Fehlern bei Lohnabrechnung, Sozialversicherung oder Statusfragen schützen.