Kontoführungsgebühren absetzen: So setzt du Bankgebühren steuerlich richtig ab

Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben oder Werbungskosten steuerlich geltend machen

Als Freiberufler ermittelst du deinen Gewinn, indem du die Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüberstellst. Als Betriebsausgaben definiert der Gesetzgeber in § 4 Absatz 4 EStG (Einkommensteuergesetz) alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind. Vereinnahmst du die eingehenden Beträge für deine freiberuflichen Leistungen, zählen zu den Betriebsausgaben auch die Kontogebühren, die dir das Kreditinstitut berechnet. Übst du deine freiberufliche Tätigkeit neben einem Hauptberuf aus, kannst du die Kontoführungsgebühren als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben

Du kannst als Freiberufler die kompletten Kontoführungsgebühren als Betriebsausgaben in deiner Gewinnermittlung berücksichtigen, wenn du ein Geschäftskonto bei deiner Bank eingerichtet hast, auf dem du die eingehenden Beträge aus deiner freiberuflichen Tätigkeit vereinnahmst.

Als Betriebsausgaben deklarierst du die Kontoführungsgebühren nicht nur in deiner Steuererklärung. Du setzt sie zusammen mit den anderen Betriebsausgaben an und ziehst die Summe der Betriebsausgaben von deinen Betriebseinnahmen in deiner Einnahmenüberschussrechnung ab. Auf diese Weise minderst du den Gewinn, den das Finanzamt für die Besteuerung zugrunde legt. Für den Eintrag in die Steuererklärung hat der Gesetzgeber die Anlage EÜR entwickelt. Auch hier deklarierst du die Kontoführungsgebühren zusammen mit deinen anderen Betriebsausgaben. Die Kontoführungsgebühren trägst du mit den Betriebsausgaben, für die der Gesetzgeber kein separates Feld vorgesehen hat unter dem Posten “Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben” ein.

Hast du kein separates Geschäftskonto eröffnet, nutzt du dein Girokonto für berufliche und private Zwecke. In diesem Fall musst du den Anteil der Kontoführungsgebühren schätzen, der auf den betrieblichen Anteil entfällt.

Zu den Bankgebühren, die du im Zusammenhang mit deiner freiberuflichen Tätigkeit als Betriebsausgaben geltend machen kannst, gehören die folgenden Kosten:

• Gebühren, die deine Bank dir für den Versand der Kosten in Rechnung stellt

• Kosten für die geschäftlich genutzte Kreditkarte

• Entgelte, die deine Bank dir für Überweisungen in Rechnung stellt

• Kosten für Fremdwährungszahlungen

• Gebühren für Echtzeitüberweisungen oder SEPA-Lastschriftmandate

• Kosten für einen Kontowechselservice

• Jahresgebühren für eine geschäftliche Debitkarte (z. B. Visa Debit oder Mastercard Debit)

Transaktionsgebühren von Online-Zahlungsdiensten

Neben den klassischen Bankgebühren fallen für viele Freiberufler auch Kosten bei Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Stripe oder Klarna an. Wenn du deine Leistungen über solche Anbieter abrechnest, sind die dabei entstehenden Transaktionsgebühren ebenfalls als Betriebsausgaben absetzbar. PayPal berechnet beispielsweise einen prozentualen Anteil plus eine Festgebühr pro eingehender Zahlung. Diese Kosten buchst du in deiner Einnahmenüberschussrechnung genauso wie klassische Bankgebühren unter den übrigen unbeschränkt abziehbaren Betriebsausgaben.

Achte darauf, dass du die Belege für diese Transaktionsgebühren sauber archivierst. PayPal und andere Anbieter stellen monatliche oder jährliche Gebührenübersichten zum Download bereit. Diese Dokumente solltest du entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.

Aufteilung bei gemischt genutztem Konto

Nutzt du dein Girokonto sowohl privat als auch geschäftlich, musst du den betrieblichen Anteil der Kontoführungsgebühren schätzen. In der Praxis gibt es mehrere Wege, diese Aufteilung vorzunehmen:

1. Nach Anzahl der Buchungen: Zähle die geschäftlichen und privaten Kontobewegungen über einen repräsentativen Zeitraum. Wenn beispielsweise 40 von 100 Buchungen betrieblich veranlasst sind, kannst du 40 Prozent der Kontoführungsgebühren als Betriebsausgabe ansetzen.

2. Nach Umsatzvolumen: Alternativ kannst du das Verhältnis der betrieblichen Umsätze zu den gesamten Kontoumsätzen heranziehen. Diese Methode eignet sich besonders dann, wenn die betrieblichen Buchungen deutlich höhere Beträge umfassen als die privaten.

3. Pauschale Schätzung: In vielen Fällen akzeptiert das Finanzamt auch eine plausible pauschale Aufteilung, z. B. 50/50, wenn du glaubhaft darlegen kannst, dass du das Konto in etwa zu gleichen Teilen nutzt.

Dokumentiere deine Berechnungsmethode schriftlich und lege sie zusammen mit den Kontoauszügen ab. So bist du bei einer Rückfrage des Finanzamts auf der sicheren Seite.

Kontoführungsgebühren als Werbungskosten

Stehst du hauptberuflich in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis kannst du die Kontoführungsgebühren als Werbungskosten in deiner Steuererklärung deklarieren. Ohne einen entsprechenden Beleg erkennt das Finanzamt einen Pauschbetrag von 16 Euro an. Dabei handelt es sich um einen Jahresbetrag. Dies bedeutet, du kannst die Kontoführungsgebühren auch in Höhe von 16 Euro von der Steuer absetzen, wenn du das Konto erst Mitte des Jahres oder im Dezember eröffnest.

Um die Kontoführungsgebühren als Arbeitnehmer abzusetzen, trägst du den Pauschbetrag von 16 Euro in das entsprechende Feld der Anlage N deiner Steuererklärung ein.

Möchtest du deine Steuerzahlung durch höhere Werbungskosten mindern, musst du die aufgewendeten Kosten mit einem Beleg nachweisen. Da du das Konto hauptsächlich privat nutzt, kannst du höhere Gebühren in der Regel nur schwer von der Steuer absetzen. Sie kommen als steuerlich abzugsfähige Werbungskosten in Betracht, wenn sie mit deinen Gehaltsgutschriften in einem unmittelbaren Zusammenhang stehen.

Besitzt du z. B. eine Kreditkarte, kannst du die Gebühren beim Finanzamt geltend machen, wenn du die Kreditkarte ausschließlich oder zumindest teilweise auf einer Geschäftsreise einsetzt, die du im Auftrag deines Arbeitgebers unternimmst.

Alternativ empfiehlt es sich, die Kosten für die Kreditkarte in einen privaten Anteil und einen beruflichen Anteil aufzusplitten. Ermittele hierzu die prozentualen Anteile der Kosten, die beruflich oder privat veranlasst waren. In diesem Verhältnis teilst du auch die Kontoführungsgebühren auf. Den beruflichen Anteil trägst du in deine Steuererklärung ein. Als Nachweis fügst du die Kreditkontoauszüge und deine Berechnung der Steuererklärung bei.

Gerade wenn du dein Geschäft neu aufbaust oder umstrukturierst, hängen damit oft auch Themen wie das passende Geschäftskonto für Freiberufler, die Einnahmenüberschussrechnung oder die Frage zusammen, ob du eine Tätigkeit ruhen lassen oder sauber abmelden solltest.

Welche Kosten können noch von der Steuer abgesetzt werden?

Für die steuerliche Absetzbarkeit weiterer Kosten unterscheidet der Gesetzgeber ebenfalls, ob du Freiberufler oder Arbeitnehmer bist. Übst du deine freiberufliche Tätigkeit nebenberuflich aus, setzt du die Kosten als Arbeitnehmer ab.

Welche Kosten stellen Betriebsausgaben dar?

Der Gesetzgeber ermöglicht dir, alle Kosten als Betriebsausgaben zu behandeln, die du im Zusammenhang mit deiner freiberuflichen Tätigkeit aufwenden musst. Hierzu zählen z. B. die folgenden Aufwendungen:

• Hast du für deine freiberufliche Tätigkeit einen Büroraum angemietet, stellen die Mietzahlungen für dich Betriebsausgaben dar. Berechnet dein Vermieter dir die Umsatzsteuer, kannst du diese als Vorsteuer geltend machen. Achte darauf, dass die Umsatzsteuer auch in dem Mietvertrag ausgewiesen ist.

• Führst du deine freiberufliche Tätigkeit in einem häuslichen Arbeitszimmer aus, kannst du die Kosten in vollem Umfang absetzen, wenn dir für deine Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

• Hast du für deine freiberufliche Tätigkeit eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine andere betriebliche Versicherung abgeschlossen, stellen die monatlichen Beiträge Betriebsausgaben dar.

• Schaffst du dir einen Laptop oder einen Computer an, kannst du die Kosten über die Abschreibung als Betriebsausgaben geltend machen. Gleiches gilt für einen Schreibtisch oder einen Schreibtischstuhl. Wendest du weniger als 800 Euro (Nettobetrag) für eine Investition auf, kannst du die Anschaffungen als geringwertige Wirtschaftsgüter behandeln.

• Nimmst du für eine größere Investition ein Darlehen auf, stellen die Zinsen Betriebsausgaben dar. Als Nachweis rechst du den Darlehensvertrag bei deinem Finanzamt ein.

Welche Aufwendungen kannst du als Arbeitnehmer geltend machen?

Als Arbeitnehmer kannst du insbesondere die Entfernungspauschale steuerlich geltend machen. Der Gesetzgeber erlaubt dir, für jeden gefahrenen Kilometer, den du mit deinem Auto von deiner Wohnung bis zu deiner Tätigkeitsstätte zurücklegst, 0,30 Euro. Ab dem 21. Entfernungskilometer kannst du 0,35 Euro für jeden gefahren Kilometer ansetzen. Die Entfernungskostenpauschale gilt nur für die einfache Fahrt. Daneben kannst du z. B. typische Berufskleidung und Arbeitsmittel von der Steuer absetzen. Hast du für den Kauf deiner Arbeitsmittel keine Belege mehr, akzeptiert der Gesetzgeber den Pauschalbetrag von 110 Euro.

Geschäftskonto oder Privatkonto: Was lohnt sich steuerlich?

Grundsätzlich bist du als Freiberufler nicht verpflichtet, ein separates Geschäftskonto zu führen. Diese Pflicht besteht nur für bilanzierungspflichtige Unternehmen. Da Freiberufler ihren Gewinn in der Regel über die Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, reicht ein privates Girokonto aus rechtlicher Sicht aus.

Trotzdem empfiehlt sich ein separates Geschäftskonto aus mehreren Gründen:

• Einfachere Buchführung: Du musst nicht jede einzelne Buchung als privat oder betrieblich kennzeichnen. Alle Bewegungen auf dem Geschäftskonto sind automatisch betrieblich veranlasst.

• Saubere Dokumentation bei Betriebsprüfung: Verlangt das Finanzamt eine Prüfung deiner Unterlagen, sparst du dir aufwendige Erklärungen zur Aufteilung zwischen privaten und geschäftlichen Buchungen.

• Volle Absetzbarkeit der Gebühren: Sämtliche Kontoführungsgebühren des Geschäftskontos sind ohne Aufteilung als Betriebsausgaben absetzbar. Das vereinfacht die Steuererklärung erheblich.

• Professioneller Auftritt: Manche Geschäftskonten bieten zusätzliche Funktionen wie integrierte Buchhaltungstools, automatische Belegzuordnung oder Unterkonten für Steuerrücklagen.

Die Kontoführungsgebühren für ein Geschäftskonto liegen je nach Anbieter zwischen 0 und 30 Euro monatlich. Vergleiche die Angebote verschiedener Banken und achte dabei nicht nur auf die Grundgebühr, sondern auch auf die Kosten für einzelne Buchungen, Überweisungen ins Ausland und Kartengebühren.

Häufige Fehler beim Absetzen von Kontoführungsgebühren

Beim Absetzen von Kontoführungsgebühren schleichen sich in der Praxis immer wieder Fehler ein, die du leicht vermeiden kannst:

Fehlende Belege aufbewahren: Viele Freiberufler vergessen, die jährliche Gebührenaufstellung ihrer Bank zu sichern. Lade dir am Ende jedes Jahres eine Übersicht aller angefallenen Kontogebühren herunter und speichere sie zusammen mit deinen Steuerunterlagen ab.

Private Kosten versehentlich absetzen: Wenn du ein gemischt genutztes Konto hast, darfst du nur den betrieblichen Anteil ansetzen. Setzt du die kompletten Gebühren an, obwohl du das Konto auch privat nutzt, kann das bei einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen führen.

Pauschale für Arbeitnehmer vergessen: Der Pauschbetrag von 16 Euro für Arbeitnehmer ist zwar nicht hoch, wird aber oft einfach vergessen. Da kein Nachweis erforderlich ist, solltest du diese Pauschale immer in deiner Anlage N eintragen.

Nebenkosten übersehen: Neben der eigentlichen Kontoführungsgebühr fallen oft zusätzliche Kosten an, die ebenfalls absetzbar sind. Dazu gehören Gebühren für Kontoauszüge per Post, Kosten für Ersatzkarten oder Gebühren für Daueraufträge. Prüfe deine Kontoauszüge sorgfältig auf solche Posten.

Kontoführungsgebühren und Umsatzsteuer

Kontoführungsgebühren sind nach § 4 Nr. 8 UStG umsatzsteuerfrei. Das bedeutet, dass deine Bank auf die Kontogebühren keine Umsatzsteuer erhebt. Für dich als Freiberufler hat das eine praktische Konsequenz: Du kannst aus den Kontoführungsgebühren keinen Vorsteuerabzug geltend machen, da keine Umsatzsteuer enthalten ist.

Anders verhält es sich bei bestimmten Zusatzleistungen deiner Bank. Wenn du beispielsweise kostenpflichtige Beratungsleistungen oder spezielle Softwarepakete über deine Bank beziehst, kann darauf Umsatzsteuer anfallen. In diesem Fall ist ein Vorsteuerabzug möglich, sofern du nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst.

Kontoführungsgebühren richtig buchen

Für die Buchführung erfasst du Kontoführungsgebühren als Betriebsausgabe zum Zeitpunkt der Abbuchung. In der Praxis bucht deine Bank die Gebühren meist quartalsweise oder monatlich ab. Die Buchung erfolgt auf das Sachkonto “Nebenkosten des Geldverkehrs” (SKR 03: Konto 4970, SKR 04: Konto 6855).

Wenn du deine Buchhaltung selbst mit einem Tool wie Lexware, sevDesk oder FastBill erledigst, legen diese Programme die entsprechenden Konten in der Regel automatisch an. Du musst lediglich die Bankgebühren dem richtigen Buchungskonto zuordnen.

Bei der Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung trägst du die Summe aller Kontoführungsgebühren in die Anlage EÜR ein. Der richtige Posten ist Zeile 61 unter “Übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgaben”. Notiere dir den Gesamtbetrag der Bankgebühren separat, damit du bei einer Rückfrage des Finanzamts schnell Auskunft geben kannst.

Wenn du unsicher bist, ob sich die Beauftragung eines Steuerberaters für deine Situation lohnt, findest du hilfreiche Informationen in unserem Beitrag zu den Kosten für einen Steuerberater.