Verzugszinsen berechnen: Formel, Beispiel und aktueller Verzugszinssatz

Verzugszinsen berechnen ist ein Thema, das viele Freiberufler erst dann beschäftigt, wenn eine Rechnung wochen- oder monatelang unbezahlt bleibt. Dabei sind unbezahlte Rechnungen mehr als nur ein Ärgernis: Sie belasten deinen Cashflow direkt. Wenn du als Freiberufler ein Projekt abgeschlossen und die Leistung erbracht hast, hast du Anspruch auf pünktliche Bezahlung. Bleibt die Zahlung aus, finanzierst du im Grunde deinen Kunden vor — und genau dafür sind Verzugszinsen der gesetzliche Ausgleich.

Verzugszinsen kannst du berechnen, wenn dein Kunde mit einer fälligen Zahlung in Verzug ist. Für Freiberufler ist das vor allem bei unbezahlten Rechnungen relevant, wenn ein Zahlungsziel überschritten wurde und der Kunde trotz Fälligkeit nicht zahlt. In diesem Artikel erfährst du, wie du Verzugszinsen korrekt berechnest, welche Voraussetzungen gelten und wie du den Anspruch gegenüber deinem Kunden formulierst.

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Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:

Wann darfst du Verzugszinsen verlangen?

Bevor du Verzugszinsen berechnen kannst, muss dein Kunde sich im Zahlungsverzug befinden. Die rechtliche Grundlage dafür liefert § 286 BGB. Verzug tritt ein, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Die Forderung ist fällig. Das heißt, das auf der Rechnung genannte Zahlungsziel ist abgelaufen. Hast du kein konkretes Datum genannt, wird die Rechnung sofort bei Zugang fällig (§ 271 BGB).
2. Der Schuldner wurde gemahnt — oder die Mahnung ist entbehrlich. Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung zur Zahlung nach Fälligkeit. Ein einfacher Satz wie “Ich fordere dich auf, den Rechnungsbetrag von X Euro bis zum TT.MM.JJJJ zu zahlen” genügt.
3. Der Schuldner hat die Verzögerung zu vertreten. In der Praxis ist das fast immer der Fall, weil der Kunde sich selten auf höhere Gewalt berufen kann.

Die 30-Tage-Regel bei Geschäftskunden (B2B)

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gibt es eine wichtige Sonderregel: Dein Kunde gerät spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug — auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Diese Regelung ist besonders für Freiberufler praktisch, weil du dir den formalen Mahnschritt sparen kannst. Voraussetzung ist allerdings, dass du den Kunden in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen hast, wenn der Kunde ein Verbraucher ist. Bei reinen Geschäftskunden (B2B) entfällt diese Hinweispflicht.

Zusammengefasst darfst du Verzugszinsen verlangen, wenn:

• auf der Rechnung ein klares Zahlungsziel steht und dieses überschritten ist,
• du gemahnt hast oder
• bei Geschäften zwischen Unternehmen die 30-Tage-Frist verstrichen ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Offene Summe ermitteln: Nimm den Netto-Rechnungsbetrag, der nicht bezahlt wurde. Sind nur Teile der Rechnung offen, berechnest du die Verzugszinsen nur auf den ausstehenden Restbetrag.
2. Verzugszinssatz bestimmen:
   • Für Unternehmen (B2B): Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte
   • Für Verbraucher (B2C): Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte
   • Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank jeweils zum 1. Januar und 1. Juli. Prüfe bei längeren Verzugszeiträumen, ob sich der Basiszinssatz während des Verzugs geändert hat — in dem Fall musst du die Berechnung in Abschnitte aufteilen.
3. Tage im Verzug zählen: Zähle den Zeitraum vom Tag nach dem Fälligkeitsdatum bis zum Tag des tatsächlichen Zahlungseingangs. Fällt das Fälligkeitsdatum auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Fälligkeit auf den nächsten Werktag.
4. Berechnung durchführen: Setze die Werte in die Formel ein: Rechnungsbetrag x Verzugszinssatz x Verzugstage / 365.

Basiszinssatz richtig einordnen

Zum 1. Januar 2026 beträgt der Basiszinssatz 1,27 %. Für ein Geschäft zwischen Unternehmen ergibt sich daraus ein Verzugszinssatz von 10,27 %, gegenüber Verbrauchern 6,27 %. Dieser Wert ist aber immer nur eine Momentaufnahme.

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank halbjährlich angepasst und orientiert sich mittelbar am Zinsumfeld. Für die Praxis zählt deshalb weniger ein einzelner historischer Wert als die Regel: Prüfe immer den Wert, der genau für deinen Verzugszeitraum gilt. Bei längeren offenen Forderungen kann es sogar nötig sein, die Berechnung in mehrere Zeitabschnitte aufzuteilen.

Beispiel B2B (Geschäftskunde)

• Offene Rechnungssumme: 5.000 €
• Fälligkeitsdatum: 10.01.2026
• Tatsächliches Zahlungsdatum: 25.03.2026
• Verzugszinssatz: 10,27 % (Geschäftskundenverhältnis bei einem Basiszinssatz von 1,27 %; Beispielstand Januar 2026)
• Tage im Verzug: 74 Tage

Die Berechnung sieht dann so aus:

Ergebnis

Die Verzugszinsen betragen 104,11 € für die 74 Tage im Zahlungsverzug.

Beispiel B2C (Privatkunde)

Nehmen wir an, du hast eine Leistung für einen Privatkunden erbracht:

• Offene Rechnungssumme: 1.200 €
• Fälligkeitsdatum: 01.02.2026
• Tatsächliches Zahlungsdatum: 17.03.2026
• Verzugszinssatz: 6,27 % (Verbraucher: Basiszinssatz 1,27 % + 5 Prozentpunkte; Beispielstand Januar 2026)
• Tage im Verzug: 44 Tage

Berechnung: 1.200 € x 6,27 % x 44 / 365 = 9,07 €

Bei Privatkunden fallen die Verzugszinsen also deutlich geringer aus. Trotzdem lohnt es sich, den Anspruch geltend zu machen — allein schon als Signal, dass du Zahlungsverzug nicht einfach hinnimmst.

Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB

Neben den Verzugszinsen steht dir bei Geschäftskunden (B2B) eine zusätzliche Verzugspauschale von 40 Euro zu. Dieser Betrag ist gesetzlich in § 288 Abs. 5 BGB festgelegt und wird nicht berechnet, sondern fällt pauschal an, sobald dein Geschäftskunde in Verzug gerät.

Die Pauschale wird auf einen eventuell geltend gemachten Schadensersatzanspruch angerechnet, nicht aber auf die Verzugszinsen. Du kannst also Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale gleichzeitig verlangen. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Regelung nicht.

Teilzahlungen und wechselnder Basiszinssatz

In der Praxis verlaufen Zahlungsverzoegerungen selten so glatt wie im Lehrbuch. Zwei Situationen tauchen besonders haeufig auf: Dein Kunde zahlt einen Teil der Rechnung, oder der Verzugszeitraum erstreckt sich ueber einen Basiszinssatz-Wechsel hinweg.

Teilzahlungen korrekt beruecksichtigen. Zahlt dein Kunde beispielsweise von 5.000 Euro zunaechst 2.000 Euro, berechnest du die Verzugszinsen ab dem Tag der Teilzahlung nur noch auf die verbleibenden 3.000 Euro. Fuer den Zeitraum davor gilt der volle Betrag. Du zerlegst die Berechnung also in zwei Abschnitte: Abschnitt eins mit 5.000 Euro bis zum Tag der Teilzahlung, Abschnitt zwei mit 3.000 Euro ab dem Folgetag bis zum endgueltigen Zahlungseingang.

Basiszinssatz-Wechsel waehrend des Verzugs. Aendert sich der Basiszinssatz zum 1. Januar oder 1. Juli, waehrend dein Kunde noch nicht gezahlt hat, musst du die Berechnung ebenfalls aufteilen. Fuer jeden Zeitabschnitt gilt der jeweilige Basiszinssatz. Das klingt aufwendig, ist aber mit einer einfachen Tabelle oder unserem Verzugszinsen-Rechner schnell erledigt.

Verzugszinsen und Steuer

Verzugszinsen sind keine Nebensache in der Buchfuehrung. Sobald du sie erhaltst, musst du sie steuerlich erfassen. Fuer Freiberufler, die ihren Gewinn per Einnahmen-Ueberschuss-Rechnung ermitteln, gilt: Verzugszinsen zaehlen zu den sonstigen betrieblichen Ertraegen. Sie erhoehen deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer.

Wichtig ist der Zeitpunkt der Erfassung. Bei der EUER gilt das Zufluss-Prinzip: Du versteuerst die Verzugszinsen in dem Jahr, in dem das Geld tatsaechlich auf deinem Konto eingeht — nicht in dem Jahr, in dem der Anspruch rechnerisch entstanden ist. Hast du also 2025 eine Forderung mit Verzugszinsen, der Kunde zahlt aber erst im Maerz 2026, erfasst du die Zinsen in deiner Steuererklaerung fuer 2026.

Was die Umsatzsteuer betrifft: Verzugszinsen sind grundsaetzlich kein Entgelt fuer eine Leistung, sondern ein Schadensersatz. Sie unterliegen daher nicht der Umsatzsteuer. Du stellst auf den Zinsbetrag also keine 19 Prozent Mehrwertsteuer in Rechnung. Die Verzugspauschale von 40 Euro wird umsatzsteuerlich genauso behandelt.

Verjaehrung von Verzugszinsen

Verzugszinsen koennen nicht unbegrenzt eingefordert werden. Wie fast alle vertraglichen Ansprueche unterliegen sie der regelmaessigen Verjaehrungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Ein Beispiel: Dein Kunde geraet im Maerz 2025 in Verzug und zahlt erst im September 2025. Die Verzugszinsen fuer diesen Zeitraum verjahren am 31. Dezember 2028. Hast du die Zinsen bis dahin nicht eingefordert oder den Lauf der Verjaehrung nicht gehemmt, verlierst du den Anspruch.

Die Verjaehrung der Verzugszinsen laeuft unabhaengig von der Verjaehrung der Hauptforderung. Es kann also passieren, dass deine Rechnung selbst noch nicht verjahrt ist, die darauf entfallenen Verzugszinsen aber schon — oder umgekehrt. Deshalb lohnt es sich, offene Forderungen zuegig zu klaeren und nicht erst Jahre spaeter an die Zinsen zu denken. Mehr zur Verjaehrung von Rechnungen insgesamt findest du in unserem Artikel Wann verjaehrt eine Rechnung?.

Verzugszinsen auf der Rechnung bzw. in der Mahnung

Wenn du Verzugszinsen geltend machst, brauchst du eine klare Formulierung in deiner Mahnung. Hier ein Formulierungsbeispiel, das du anpassen kannst:

“Trotz Fälligkeit am [Datum] und meiner Zahlungserinnerung vom [Datum] ist die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] über [Betrag] € bisher nicht beglichen. Ich fordere dich auf, den offenen Betrag zuzüglich Verzugszinsen in Höhe von [Betrag] € (berechnet auf Basis des gesetzlichen Verzugszinssatzes von [Zinssatz] %) sowie der Verzugspauschale von 40,00 € bis zum [neues Datum] zu überweisen.”

Achte darauf, dass du die Berechnung nachvollziehbar darstellst. Nenne den Basiszinssatz, den Aufschlag, die Verzugstage und den resultierenden Betrag. So vermeidest du Rückfragen und zeigst, dass dein Anspruch fundiert ist.

Praktische Hinweise für Freiberufler

• Dokumentation ist entscheidend. Verzugszinsen ersetzen nicht automatisch eine saubere Mahnung. Dokumentiere deshalb Fälligkeit, Mahndatum und Zahlungseingang. Im Streitfall brauchst du Nachweise darüber, wann die Rechnung zugestellt wurde und wann du gemahnt hast.
• Verzugspauschale nicht vergessen. Bei Geschäftskunden kannst du neben den Zinsen die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB geltend machen.
• Basiszinssatz aktuell halten. Weil sich der Basiszinssatz halbjährlich ändert, solltest du ältere Beispielwerte nicht ungeprüft übernehmen. Prüfe den aktuellen Wert auf der Website der Deutschen Bundesbank.
• Zahlungsziel klar benennen. Je eindeutiger das Zahlungsziel auf deiner Rechnung steht, desto leichter lässt sich der Verzugsbeginn bestimmen. Ein konkretes Datum (“zahlbar bis 15.05.2026”) ist besser als vage Formulierungen (“zahlbar innerhalb von 14 Tagen”).
• Nicht zu lange warten. Wenn eine Rechnung mehrere Monate offen ist, steigt das Risiko, dass du den Betrag gar nicht mehr einziehen kannst. Mahne zeitnah und berechne die Verzugszinsen frühzeitig, damit dein Kunde die Ernsthaftigkeit erkennt.
• Verzugszinsen vorher ankuendigen. Bereits in deinen Rechnungen kannst du darauf hinweisen, dass du bei Zahlungsverzug den gesetzlichen Verzugszins geltend machen wirst. Das schafft Transparenz und motiviert zur puenktlichen Zahlung.
• Netto- oder Brutto-Betrag? Verzugszinsen berechnest du auf den Brutto-Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer, sofern du umsatzsteuerpflichtig bist. Der Kunde schuldet dir den vollen Rechnungsbetrag, und auf diesen beziehen sich die Zinsen.

Spaete Zahlung verhindern: Vorbeugende Massnahmen

Verzugszinsen sind dein gutes Recht, aber am besten ist es natuerlich, wenn es gar nicht so weit kommt. Ein paar einfache Massnahmen koennen die Zahlungsmoral deiner Kunden deutlich verbessern:

• Kurze Zahlungsziele setzen. 14 Tage statt 30 Tage verkuerzen die Zeit bis zum Geldeingang erheblich. Viele Kunden zahlen ohnehin erst kurz vor Fristende.
• Abschlagsrechnungen vereinbaren. Bei groesseren Projekten kannst du vertraglich festlegen, dass du in Etappen abrechnest. So verteilst du das Risiko und sicherst deinen Cashflow.
• Rechnung sofort stellen. Je frueher dein Kunde die Rechnung erhaelt, desto frueher beginnt das Zahlungsziel zu laufen. Warte nicht wochenlang nach Projektabschluss mit der Rechnungsstellung.
• Skonto anbieten. Ein kleiner Nachlass bei fruehzeitiger Zahlung — etwa 2 Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen — kann ein wirksamer Anreiz sein. Ob sich das fuer dich rechnet, haengt von deinen Margen ab.

Fazit

Verzugszinsen berechnen ist kein Hexenwerk. Du brauchst im Wesentlichen drei Werte: den offenen Rechnungsbetrag, den aktuellen Verzugszinssatz und die Anzahl der Verzugstage. Mit der Formel aus diesem Artikel kannst du den Betrag in wenigen Minuten ermitteln. Gerade als Freiberufler solltest du diesen Anspruch nicht verschenken, denn verspätete Zahlungen belasten deine Liquidität unmittelbar. Nutze die Verzugszinsen zusammen mit einer klar formulierten Mahnung als Instrument, um deine Forderungen durchzusetzen und deinen Kunden zu signalisieren, dass Zahlungsverzug Konsequenzen hat.