Rechnung schreiben: Pflichtangaben, Rechnungsnummer und Kleinunternehmer-Hinweis

Eine ordnungsgemäße Rechnung zu schreiben, ist für Freiberufler keine bloße Formsache. Sie dient der korrekten Buchführung, erfüllt gesetzliche Vorgaben und ist die Grundlage dafür, dass dein Kunde den Vorsteuerabzug geltend machen kann. In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss, wie ein vollständiges Rechnungsmuster aussieht und worauf du als Freiberufler besonders achten solltest.

Wenn du deine Rechnung nicht nur lesen, sondern direkt gegen die typischen Pflichtangaben prüfen willst, nutze zusätzlich unseren Rechnungs-Check.

Warum sind korrekte Rechnungen wichtig?

Rechnungen sind die Basis für die steuerliche Absetzbarkeit von Ausgaben und die Berechnung der Umsatzsteuer. Fehlt auch nur eine einzige Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug deines Kunden ablehnen. Das führt nicht nur zu ärgerlichen Rückfragen, sondern kann das Verhältnis zu deinen Auftraggebern belasten.

Als Freiberufler bist du gegenüber dem Finanzamt selbst dafür verantwortlich, dass deine Rechnungen den Anforderungen nach § 14 UStG genügen. Prüfe deshalb jede Rechnung vor dem Versand auf Vollständigkeit — das spart dir Zeit und schützt dich vor Nachzahlungen oder Bußgeldern.

Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG

Laut dem Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten. Hier zunächst eine kompakte Checkliste, bevor wir die einzelnen Punkte im Detail durchgehen:

Pflichtangabe	Erforderlich?
Name und Anschrift des Rechnungsstellers	Ja
Name und Anschrift des Leistungsempfängers	Ja
Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers	Ja
Rechnungsdatum	Ja
Fortlaufende Rechnungsnummer	Ja
Leistungsbeschreibung (Art, Umfang)	Ja
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum	Ja
Nettobetrag	Ja
Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag	Ja
Bruttobetrag	Ja
Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)	Bedingt

Vollständiger Name und Anschrift

Der Name und die Anschrift sowohl des Rechnungsstellers als auch des Empfängers der Leistung müssen auf der Rechnung stehen. Bei Freiberuflern ist das in der Regel dein bürgerlicher Name und deine Geschäftsadresse — eine Postfachadresse reicht nicht aus.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Der Rechnungssteller muss entweder seine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angeben. Welche der beiden du verwendest, liegt bei dir. Mehr dazu im Abschnitt “Besonderheiten für Freiberufler” weiter unten.

Rechnungsdatum

Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, ist eine Pflichtangabe. Es bestimmt unter anderem, in welchem Voranmeldungszeitraum die Umsatzsteuer fällig wird.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung benötigt eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Sie dient der eindeutigen Identifizierung und muss einmalig sein. Du kannst Buchstaben- und Zahlenkombinationen verwenden, zum Beispiel “RE-2026-0042” oder “2026/042”. Wichtig ist, dass das System nachvollziehbar und lückenlos ist.

Leistungsbeschreibung

Die Rechnung muss eine genaue Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen enthalten. Dabei sollten Menge, Art und Umfang der Leistung klar ersichtlich sein. Vermeide vage Formulierungen wie “diverse Beratungsleistungen” — schreibe stattdessen konkret, was du geleistet hast, zum Beispiel “SEO-Analyse der Website example.com, 8 Stunden”.

Leistungsdatum oder Leistungszeitraum

Das Datum, an dem die Dienstleistung erbracht wurde, muss angegeben sein. Wenn sich die Leistung über einen längeren Zeitraum erstreckt, gibst du stattdessen den Leistungszeitraum an (z. B. “01.03.2026 — 31.03.2026”). Ein Hinweis wie “Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum” ist ebenfalls zulässig.

Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag

Die Rechnung muss den Nettobetrag (ohne Steuer), den anzuwendenden Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) sowie den daraus resultierenden Steuerbetrag enthalten. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen die Beträge getrennt aufgeführt werden.

Bruttobetrag

Der Bruttobetrag ergibt sich aus Nettobetrag + Umsatzsteuer und muss ebenfalls aufgeführt werden. Er ist der Betrag, den dein Kunde tatsächlich zahlen muss.

Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)

Wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, beispielsweise bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG, muss ein entsprechender Hinweis in der Rechnung stehen (z. B.: “Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”).

Wenn du noch nicht sicher bist, ob du als Kleinunternehmer abrechnen solltest, hilft dir unser Kleinunternehmer-Check bei der Einordnung.

Rechnungsmuster für Freiberufler

Damit du dir besser vorstellen kannst, wie eine vollständige Rechnung aussieht, hier ein einfaches Beispiel:

Max Mustermann
Musterstraße 1
10115 Berlin
Steuernummer: 12/345/67890

                                        An:
                                        Beispiel GmbH
                                        Frau Anna Schmidt
                                        Beispielweg 5
                                        80331 München

Rechnungsnummer: RE-2026-0042
Rechnungsdatum:  05.04.2026
Leistungszeitraum: 01.03.2026 – 31.03.2026

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Beschreibung                      Menge    Einzelpreis  Gesamt
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Webdesign-Beratung (Stunden)      12       95,00 EUR    1.140,00 EUR
Erstellung Styleguide (pauschal)   1      350,00 EUR      350,00 EUR
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                              Nettobetrag: 1.490,00 EUR
                       USt. 19 %:           283,10 EUR
                       Bruttobetrag:      1.773,10 EUR
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Zahlungsziel: 14 Tage nach Rechnungserhalt
Bankverbindung: IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00 | BIC COBADEFFXXX

Dieses Muster enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG. Passe es an deine Situation an — insbesondere den Kleinunternehmer-Hinweis, falls du keine Umsatzsteuer ausweist.

Besonderheiten für Freiberufler

Steuernummer vs. USt-IdNr.

Du kannst auf deiner Rechnung entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Viele Freiberufler bevorzugen die USt-IdNr., weil die Steuernummer Rückschlüsse auf das zuständige Finanzamt und damit auf den Wohnort zulässt. Wenn du ausschließlich im Inland tätig bist, reicht die Steuernummer aber völlig aus. Für Geschäfte innerhalb der EU brauchst du zwingend die USt-IdNr.

Leistungszeitraum vs. Leistungsdatum

Bei projektbezogener Arbeit — etwa einem mehrwöchigen Beratungsmandat — gibst du den Leistungszeitraum an. Bei einem einzelnen Workshop oder einer einmaligen Lieferung genügt das konkrete Leistungsdatum. Wichtig: Das Leistungsdatum darf auf der Rechnung nicht fehlen, selbst wenn es mit dem Rechnungsdatum identisch ist. In diesem Fall genügt der Vermerk “Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum”.

Zahlungsziel

Das Zahlungsziel ist zwar keine gesetzliche Pflichtangabe, gehört aber zur guten Geschäftspraxis. Üblich sind 14 oder 30 Tage. Ohne Angabe gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Rechnungserhalt (§ 286 Abs. 3 BGB). Ein klar formuliertes Zahlungsziel hilft dir, deine Liquidität besser zu planen und offene Forderungen schneller einzutreiben.

Sonderregelungen für Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 Euro unterliegen vereinfachten Anforderungen. Sie müssen lediglich folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Beschreibung der Leistung (Menge und Art)
• Bruttobetrag inklusive Steuerbetrag
• Angewendeter Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Anschrift des Kunden und eine separate Ausweisung des Steuerbetrags sind hier nicht zwingend erforderlich. Das spart dir Aufwand, wenn du regelmäßig kleinere Beträge in Rechnung stellst — etwa für Fahrtkosten oder Materialauslagen. Trotzdem empfiehlt es sich, auch bei Kleinbetragsrechnungen eine Rechnungsnummer zu vergeben, damit deine Buchhaltung durchgängig nachvollziehbar bleibt.

Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen sind der Papierrechnung gleichgestellt, sofern sie die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland — auch Freiberufler — in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 darfst du Rechnungen noch im klassischen PDF-Format verschicken, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 wird die strukturierte E-Rechnung zur Pflicht (mit Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Leistungen).

Die beiden gängigsten Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung ist ein reines XML-Format und wird vor allem im öffentlichen Sektor verlangt. ZUGFeRD kombiniert eine visuell lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten — für die meisten Freiberufler ist dieses Format der praktischere Einstieg.

Mehr dazu erfährst du in unserem ausführlichen Artikel zur E-Rechnung für Freiberufler.

Aufbewahrungspflichten

Als Freiberufler bist du verpflichtet, alle Rechnungen — sowohl ausgestellte als auch empfangene — mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 05. April 2026 muss also bis mindestens zum 31. Dezember 2036 archiviert werden.

Für elektronische Rechnungen gilt: Du musst sie im Originalformat speichern. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht. Achte darauf, dass deine Dateien regelmäßig gesichert werden und auch nach Jahren noch lesbar sind. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) geben den Rahmen vor.

Fehler in Rechnungen vermeiden

Häufige Fehler bei Rechnungen sind:

• Fehlende oder falsche Steuernummer/USt-IdNr. — Ohne gültige Steuernummer ist der Vorsteuerabzug für deinen Kunden nicht möglich.
• Falsche oder doppelte Rechnungsnummer — Das Finanzamt kann bei Lücken oder Doppelungen eine fehlerhafte Buchführung unterstellen.
• Fehlendes Leistungsdatum — Einer der häufigsten Mängel. Selbst bei Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum muss es explizit angegeben werden.
• Ungenaue Leistungsbeschreibung — Formulierungen wie “Beratung” oder “diverse Leistungen” reichen nicht aus. Das Finanzamt verlangt eine konkrete Beschreibung.
• Falsch ausgewiesene Umsatzsteuer — Wenn du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt, obwohl du ihn eigentlich nicht hättest berechnen dürfen (§ 14c UStG).

Die Konsequenzen reichen von der Ablehnung des Vorsteuerabzugs beim Empfänger über Nachzahlungsforderungen bis hin zu Bußgeldern bei systematischen Verstößen. Im schlimmsten Fall kann eine dauerhafte Fehlerhaftigkeit zu einer Schätzung deiner Einnahmen durch das Finanzamt führen. Prüfe deshalb jede Rechnung sorgfältig, bevor du sie versendest — oder nutze eine Rechnungssoftware, die die Pflichtangaben automatisch abgleicht.

Fazit

Eine Rechnung schreiben als Freiberufler ist kein Hexenwerk, erfordert aber Sorgfalt bei den Details. Wer alle Pflichtangaben nach § 14 UStG beachtet, schützt sich vor Ärger mit dem Finanzamt und stellt sicher, dass Kunden den Vorsteuerabzug problemlos geltend machen können. Nutze das Rechnungsmuster oben als Ausgangspunkt, passe es an deine Tätigkeit an und achte besonders auf die korrekte Angabe von Leistungsdatum, Steuernummer und Rechnungsnummer. Wer seine Rechnungen zusätzlich elektronisch im richtigen Format ausstellt und zehn Jahre lang sicher archiviert, ist auch für die kommende E-Rechnungspflicht bestens vorbereitet.