Geschäftsessen absetzen als Freiberufler: Tipps & Steuer-Tipps für die richtige Abrechnung

Als Freiberufler hat man es mitunter nicht immer leicht. Hohe Steuerausgaben, viel Bürokratie und Buchhaltung. Jedoch ist es genau dieser bürokratische Aufwand, welcher es dir erlaubt, den ein oder anderen Vorteil daraus zu ziehen. Zum Beispiel kannst du als Freiberufler sehr viele Sachen von deiner Steuer absetzen und dir einen Teil deiner Ausgaben wieder holen. Darunter fallen beispielsweise Geschäftsessen.

Doch da kommen auch einige Fragen auf. Denn nicht jedes gemeinsame Essen kannst du sofort als Geschäftsessen verbuchen. Ganz so einfach macht es dir das Finanzamt dann doch nicht. Deshalb stellt sich die Frage, ab wann kannst du ein Geschäftsessen absetzen und wie funktioniert das genau? Vor allem aber stellt sich die Frage, was zählt als Geschäftsessen? Alle diese Fragen werden dir in folgendem Beitrag beantwortet.

In diesem Artikel

• Ab wann nimmst du an einem Geschäftsessen teil
• Was genau muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?
• Welche Kosten kannst du absetzen?
• Was du auf keinen Fall machen darfst
• Wie teuer darf dein Geschäftsessen sein?
• Welchen Anlass gibt es für ein Geschäftsessen?
• Was du beim Trinkgeld beachten musst
• Geschäftsessen im Home-Office und per Lieferservice
• Bewirtungsbelege digital erfassen und aufbewahren
• Häufige Fehler bei der Abrechnung von Geschäftsessen
• Fazit - Geschäftsessen absetzen als Freiberufler

Ab wann nimmst du an einem Geschäftsessen teil

Damit du die Kosten für dein Geschäftsessen auch von der Steuer absetzen kannst, muss dieses zunächst einige Kriterien erfüllen. Zum Beispiel benötigst du in jedem Fall einen Bewirtungsbeleg. Dieser muss genaue Angaben über das Restaurant, die jeweiligen Speisen und die Getränke enthalten.

Diese Ausgaben kannst du jedoch nur bis zu 70 % absetzen. Damit das Finanzamt die Absetzung auch wirklich anerkennt, musst du zudem noch einige Anforderungen erfüllen. Wie bereits erwähnt, musst du die Bewirtung der Menschen umfassend nachweisen können, weshalb dein Bewirtungsbeleg alle wichtigen Angaben enthalten sollte.

Weiterhin musst du beim Finanzamt einen konkreten beruflichen Anlass vorlegen, weswegen dieses Essen stattfinden musste. Weiterhin sollte die Netto- und Bruttosumme sowie die Umsatzsteuer jeweils separat auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt sein. Ein weiteres Kriterium für ein Geschäftsessen ist zudem erfüllt, wenn mindestens eine Person daran teilnimmt, welche nicht auf deiner Gehaltsliste steht oder zu deinem Unternehmen gehört. Beispiele für solche Personen sind befreundete Geschäftspartner, Journalisten oder dein Steuerberater. Du kannst also nicht einfach irgendwelche deiner Freunde zum Essen einladen und die Kosten im Anschluss absetzen.

Was du ebenfalls nicht vergessen darfst, du als Unternehmer, musst die Rechnung unterschreiben. Zusätzlich ist bei einem Betrag über 150 Euro der Gastwirt namentlich zu vermerken. Zudem sollte die Quittung eine fortlaufende Rechnungsnummer und alle Namen der teilnehmenden Personen enthalten.

Was genau muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?

Das meiste wurde bereits genannt. Damit du jedoch noch einmal einen besseren Überblick bekommst, hier nochmal alle Punkte, welche auf deinem Bewirtungsbeleg stehen sollten:

• Ort und Datum
• Der vollständige Name der Bewirtungsstätte (ab 150 Euro Rechnungsbetrag auch der Gastwirt)
• Ein Anlass zur Bewirtung
• Alle angefallenen Kosten (Brutto und Netto)
• Höhe der Umsatzsteuer
• Vollständiges Trinkgeld
• Alle Speisen und Getränke inklusive Preise
• Steuernummer des Restaurants
• Fortlaufende und klar zu erkennende Rechnungsnummer

Welche Kosten kannst du absetzen?

Wenn du dein Geschäftsessen nun in deiner Steuererklärung absetzen möchtest, dann fällt dies unter die Betriebsausgaben. Du kannst also nicht nach Belieben jeden Restaurantbesuch absetzen und als Geschäftsessen angeben. Das Finanzamt erstattet nämlich nur die Kosten, welche für die Verpflegung einer geschäftlichen Angelegenheit anfallen. Neben allen Speisen und Getränken kannst du auch das Trinkgeld, die Gebühren für eine Garderobe sowie die Unterhaltungskosten angeben und absetzen.

Was du auf keinen Fall machen darfst

Natürlich gibt es auch einige Dinge, die du auf keinen Fall machen solltest, wenn du dein Geschäftsessen erfolgreich steuerlich geltend machen möchtest. Als Freiberufler oder Selbstständiger bist du selbstverständlich in der Dokumentationspflicht und musst alle Belege akribisch für eventuelle Nachweise aufheben.

Deshalb solltest du bei deinen Rechnungen auf handgeschriebene Exemplare unbedingt verzichten. Auch unverhältnismäßig hohe Ausgaben und Sammelbezeichnungen ohne konkrete Bezeichnungen lassen beim Finanzamt erhöhte Skepsis an der Wahrheit deiner Angaben aufkommen. Was ebenfalls nicht wirklich seriös rüberkommt und wahrscheinlich eher dafür sorgt, dass dein Finanzamt deine Ausgaben nicht anerkennt. So solltest du bei einem Jahresumsatz von 40.000 bis 60.000 Euro nicht unbedingt mehrere Tausend Euro für ein einziges Geschäftsessen ausgeben, was jedoch klar sein sollte.

Wie teuer darf dein Geschäftsessen sein?

Einen genauen Betrag, welchen du bei deinem Geschäftsessen nicht überschreiten darfst, gibt es nicht. Hier prüft das Finanzamt jedoch in jedem Fall die Verhältnismäßigkeit. Das Amt entscheidet dann im Anschluss anhand verschiedener Kriterien, ob die Summe wirklich angemessen ist. Explizit bei äußerst hohen Beträgen wird genau geprüft, ob solche Summen zu deinem Unternehmen passen.

Hierbei spielen verschiedene Faktoren wie die Größe deines Unternehmens, der Bewirtungsumfang und der Gewinn deines Unternehmens. Dies macht das Finanzamt, damit es feststellen kann, ob es Ungereimtheiten gibt. So wird es wahrscheinlich skeptisch werden, wenn du einen kleinen Handwerksbetrieb führst und im teuersten Hotel deiner Stadt Hummer und Champagner konsumierst. Dass du deine Geschäftspartner nicht gerade zur Imbissbude um die Ecke zum Essen einladen sollst, ist klar. Jedoch muss hier eine gewisse Verhältnismäßigkeit vorhanden sein, welche vom Finanzamt natürlich geprüft wird.

Welchen Anlass gibt es für ein Geschäftsessen?

Natürlich fragst du dich nun, welche Anlässe gibt es für ein Geschäftsessen? Hier muss man zuerst zwischen zwei unterschiedlichen Hauptkategorien unterscheiden. Diese sind zum einen die betrieblich bedingten und die geschäftlich veranlassten Betriebsausgaben. Ein Geschäftsessen aus einem betrieblichen Anlass liegt vor, wenn du mit deinen Mitarbeitern zusammen essen gehst. Bei einem geschäftlichen Anlass jedoch führst du ein Geschäftsessen mit externen Personen, welche nicht zu deinem Unternehmen gehören. Diese sind meistens Geschäftspartner oder Ähnliches.

Du kannst selbstverständlich auch die Kosten für die Bewirtung auf Weihnachts- oder Betriebsfeiern angeben. Diese zählen ebenfalls als schlüssige Begründungen für ein Geschäftsessen.

Bei geschäftlichen Anlässen, also bei einem Essen mit externen Personen, reicht meistens nur eine kurze und knappe Beschreibung. Hier kannst du beispielsweise so etwas schreiben wie, “Besprechung des Projekts” oder “Absprache über Lieferung”. Diese Begründungen sollten auf jeden Fall ausreichen. Sollte das Finanzamt noch Fragen haben, wird dieses sich bei dir Melden und du kannst auf Nachfrage genauere Angaben machen.

Was du beim Trinkgeld beachten musst

Ein letzter Punkt ist das Trinkgeld. Hier hast du dich mit Sicherheit bereits gefragt, wie du mit diesem auf deinem Bewirtungsbeleg verfahren solltest. Wenn du oder einer der Teilnehmer deines Geschäftsessens nun ein Trinkgeld geben möchte, dann musst du auf einige Sachen achten. So muss die Höhe des Trinkgelds exakt auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt sein. Diese Summe muss zudem vom Kellner bestätigt werden. Alternativ dazu kannst du auch einen separaten Beleg erstellen lassen, auf dem das Trinkgeld vermerkt ist. Nur so kannst du dieses steuerlich geltend machen und wirklich beim Finanzamt absetzen.

Geschäftsessen im Home-Office und per Lieferservice

Nicht jedes geschäftliche Essen findet im Restaurant statt. Gerade als Freiberufler arbeitest du häufig von zu Hause oder aus einem Co-Working-Space heraus. Wenn du einen Kunden oder Geschäftspartner zu dir einlädst und Essen bestellst oder ein Catering organisierst, kannst du diese Kosten ebenfalls als Bewirtungsaufwand geltend machen.

Wichtig ist dabei, dass du auch hier einen ordentlichen Bewirtungsbeleg erstellst. Auf diesem vermerkst du den Anlass, die teilnehmenden Personen und die Kosten. Die Rechnung vom Lieferdienst oder Caterer dient als Grundlage. Achte darauf, dass auf der Rechnung alle Speisen und Getränke einzeln aufgelistet sind. Eine pauschale Angabe wie “Catering-Paket” reicht dem Finanzamt in der Regel nicht aus.

Auch bei Videokonferenzen mit Geschäftspartnern gibt es eine interessante Möglichkeit: Wenn du einem Kunden beispielsweise ein Mittagessen per Lieferservice an dessen Adresse schicken lässt, kann dies unter bestimmten Umständen als Bewirtungsaufwand gelten. Die Dokumentationspflicht ist hier allerdings besonders streng, da das Finanzamt den geschäftlichen Anlass genau prüfen wird.

Grundsätzlich gilt: Der Ort der Bewirtung spielt keine entscheidende Rolle. Ob Restaurant, Büro, Home-Office oder Messe - entscheidend sind der geschäftliche Anlass und die korrekte Dokumentation.

Bewirtungsbelege digital erfassen und aufbewahren

Seit der Einführung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist die digitale Belegerfassung vollständig anerkannt. Das bedeutet für dich als Freiberufler, dass du deine Bewirtungsbelege einscannen oder abfotografieren und digital archivieren darfst.

Das ist besonders praktisch, weil Thermobelege, wie sie in den meisten Restaurants ausgedruckt werden, mit der Zeit verblassen. Nach wenigen Monaten sind manche Belege kaum noch lesbar. Wenn du deine Belege direkt nach dem Geschäftsessen digital erfasst, bist du auf der sicheren Seite.

Beim Digitalisieren solltest du folgende Punkte beachten:

• Der Scan oder das Foto muss den gesamten Beleg vollständig und lesbar abbilden.
• Das digitale Dokument darf nachträglich nicht verändert werden.
• Du solltest eine nachvollziehbare Ordnerstruktur verwenden, beispielsweise nach Datum oder Projekt sortiert.
• Die Originale solltest du trotzdem eine Weile aufbewahren, auch wenn die digitale Version rechtlich anerkannt ist.

Es gibt mittlerweile zahlreiche Apps und Buchhaltungsprogramme, die speziell für Freiberufler entwickelt wurden und die Belegerfassung erleichtern. Viele dieser Tools erkennen automatisch die relevanten Daten auf dem Beleg und ordnen die Kosten der richtigen Kategorie zu. Das spart dir nicht nur Zeit bei der monatlichen Buchhaltung, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern.

Häufige Fehler bei der Abrechnung von Geschäftsessen

Selbst erfahrene Freiberufler machen bei der steuerlichen Abrechnung von Geschäftsessen immer wieder Fehler. Damit dir das nicht passiert, hier eine Übersicht der häufigsten Stolperfallen:

Fehlender oder unvollständiger Bewirtungsbeleg: Der mit Abstand häufigste Fehler. Viele Freiberufler vergessen, den Anlass der Bewirtung oder die Namen aller Teilnehmer auf dem Beleg zu notieren. Ohne diese Angaben wird das Finanzamt die Kosten nicht anerkennen.

Verwechslung von 70 % und 100 % Absetzbarkeit: Bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen kannst du nur 70 % der Nettokosten als Betriebsausgabe absetzen. Die Vorsteuer aus der Umsatzsteuer kannst du dagegen zu 100 % geltend machen, vorausgesetzt du bist vorsteuerabzugsberechtigt. Viele Freiberufler vergessen den Vorsteuerabzug oder setzen fälschlicherweise 70 % der Bruttokosten an.

Eigene Verpflegung nicht korrekt zugeordnet: Wenn du alleine essen gehst, handelt es sich nicht um eine Bewirtung, sondern um Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird nach anderen Regeln abgerechnet und gilt nur bei Geschäftsreisen mit einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden.

Zu vage Anlassbeschreibung: “Geschäftsessen” als Anlass reicht dem Finanzamt nicht. Du solltest immer einen konkreten Grund angeben, etwa “Besprechung Projektangebot Website-Relaunch” oder “Verhandlung Rahmenvertrag 2026”. Je konkreter, desto besser.

Regelmäßige Bewirtung derselben Person: Wenn du immer wieder denselben Geschäftspartner zum Essen einlädst, ohne dass sich daraus erkennbare geschäftliche Ergebnisse ergeben, kann das Finanzamt misstrauisch werden. Dokumentiere deshalb immer genau, welche geschäftlichen Themen besprochen wurden.

Fazit - Geschäftsessen absetzen als Freiberufler

Wie du siehst, gibt es zwar einiges zu beachten, wenn du ein Geschäftsessen absetzen möchtest, doch im Endeffekt kann sich das durchaus lohnen. Beachte alle wichtigen Punkte und sorge für einen ordentlichen und übersichtlichen Bewirtungsbeleg, dann kannst du dir sicher sein, dass du 70 % von deinen Nettokosten als Betriebsausgabe geltend machen kannst. Vergiss dabei nicht den zusätzlichen Vorsteuerabzug, falls du umsatzsteuerpflichtig bist.

Vor allem die Verhältnismäßigkeit und Regelmäßigkeit deiner Geschäftsessen sollten nicht im übertriebenen Maße stattfinden. Nutze digitale Tools für die Belegerfassung, dokumentiere den Anlass jedes Essens sorgfältig und bewahre deine Belege mindestens zehn Jahre lang auf. Wenn diese Faktoren gegeben sind, dann wird das Finanzamt dir auf jeden Fall dein Geschäftsessen anerkennen. So kannst du deine Geschäftsbeziehungen pflegen und gleichzeitig deine Steuerlast als Freiberufler sinnvoll reduzieren.