Wie du als Freiberufler den richtigen Stundensatz ermittelst: Tipps und Kalkulationen

Du planst dich selbständig zu machen oder bist es bereits. Du weißt, dass du auf Basis eines Stundensatz /Tagessatz arbeiten wirst. Du weißt aber nicht welchen Stundensatz du als Freiberufler verlangen kannst? Ich versuche in dem Artikel zu erklären, wie du einen realistischen Stundensatz als Freiberufler für dich ermitteln kannst.

Vorab noch folgender Hinweis: Meine Erfahrungen stammen insbesondere aus dem IT Freiberufler Umfeld. Wer nicht aus der IT-Branche kommt, wird in dem Artikel  Informationen finden, die ihm helfen, dennoch werden manche Absätze nicht zu deiner Situation passen.

Warum es wichtig ist, den eigenen Stundensatz zu kennen

Wie wichtig es ist, den eigenen Stundensatz bzw. den eigenen Marktwert zu kennen, will ich anhand einer Anekdote aus meinem Freiberufler Leben veranschaulichen.

Als ich mich selbstständig gemacht hatte, hatte ich mein CV an einige Projektvermittler verschickt. Es gab telefonisch die ersten Projektanfragen. Auf eine Anfrage passte ich thematisch und fachlich sehr gut. Der Vermittler wollte mich bei dem Kunden vorstellen, hat mir aber erklärt, dass der Kunde nicht bereit wäre, den von mir geforderten Stundensatz zu zahlen. Wenn ich 20€ weniger nehmen würde, wäre alles kein Problem. Ich sagte, dass ich in diesem Fall kein Interesse habe und wir beendeten das Telefonat.

Zwanzig Minuten später ruft der Vermittler wieder an, man hätte noch einmal mit dem Key Account Manager für den Kunden gesprochen, der von mir geforderte Stundensatz wäre jetzt doch möglich.

Es benötigt nicht viel Phantasie zu raten, was höchstwahrscheinlich in Wirklichkeit passiert ist. Der Vermittler hatte Hoffnung bei mir als Neueinsteiger richtig Kasse zu machen. 20€ pro Stunde sind pro Monat etwa 3.200 €. Wenn ich nicht gewußt hätte, was mein Wert ist, hätte der Vermittler das Geld bekommen.

Deswegen kenne deinen Preis und fordere ihn ein! Deine Verhandlungspartner sind in der Regel  geschulter im Verhandeln, deswegen mache deutlich, was du forderst und sage Nein, wenn es nicht passt.

Das ist leicht gesagt, insbesondere wenn man am Anfang steht, noch kein finanzielles Polster hat und sich noch nicht sicher ist, was man denn verlangen kann. Deswegen versuche ich zu erklären, wie du einen realistischen Stundensatz ermitteln kannst

Mache dir klar, warum Kunden mit dir zusammenarbeiten wollen

Bevor wir für deine Fähigkeiten den Stundensatz ermitteln, überlege dir, warum will ein Kunde mit dir als Freiberufler zusammenarbeiten?

Für manche ist die Frage leicht beantwortet, wer beispielsweise jahrelang Projektmanagement im Handel macht, der weiß wofür er angefragt wird. Doch bei Neueinsteigern ist es nicht so offensichtlich, versuche deine Fähigkeiten von außen zu betrachten, warum würdest du mit dir zusammenarbeiten wollen. Welche Spezialisierungen ergeben sich aus deinem CV? Wenn du dir darüber klar bist, können wir herausfinden, welcher Stundensatz zu dir passt.

Der Gulp Stundensatzkalkulator

Die Firma Gulp bieten einen Stundensatzkalkulator für Freiberufler an. Anhand eines Beispiels will ich dir zeigen, wie du ihn für dich verwenden kannst.

​Gehe zum Stundensatzkalkulator von Gulp und gebe deine Fähigkeiten ein. Wir nehmen als Beispiel einen Android Entwickler.

Wir belassen die Position auf IT Allgemein, wenn eine der Positionen zu dir passt, wähle sie einfach aus.

Und da ist schon der ermittelte Stundensatz!

Der rechte Wert ist der wichtige! Gulp ermittelt also, dass anhand von 378 Profilen der Durchschnittsstundensatz für Android Freiberufler 73€ beträgt.

Also verlangst du 73€? Ganz so einfach ist es nicht. Wenn du etwas runter scrollst, siehst du die Verteilung nach Postleitzahlen.

Die roten Balken sind die, die jetzt wichtig sind. Du siehst, es gibt regionale Schwankungen innerhalb Deutschlands um die 15€. Das solltest du berücksichtigen, aber sei dir bewußt, dass Daten aus 378 Profilen zwar nach viel klingt, aber du nicht weißt, wie sie auf die Postleitzahlen verteilt snd.

Wir haben jetzt den Stundensatz nach Schwerpunkt und Region. Es fehlt noch die Erfahrung. Dafür findest du noch weiter unten auf der Ergebnisseite Ergebnisbeispiele.

Anhand der Beispiele kannst du prüfen, ob die für die Daten herangezogenen Profile wirklich zu deinem Schwerpunkt passen und anhand des Alters kannst du auch grob erraten, welche Berufserfahrung dahinter steckt.

Aus meiner eigenen Erfahrung k​ann ich sagen, dass der Stundensatzkalkulator für Freiberufler sehr gute Werte liefert, wenn für den Schwerpunkt ausreichend Daten vorhanden sind. Das wäre in Weg, wie du den Stundensatz ermitteln kannst. Es geht aber auch anders.

Freiberufler Kollegen befragen

Wer mit dem Gulp Stundensatzkalglator nicht glücklich geworden ist oder den Werten nicht traut, dem möchte ich einen anderen Weg vorschlagen. Eine offensichtliche Idee auf die zu wenige kommen, ist einfach jemanden zu fragen, der das, was man selbst machen will, schon länger tut. Das geht auch wenn man niemanden persönlich kennt, den man fragen könnte, wobei das natürlich immer zu empfehlen ist.

Man sucht bei Xing oder LinkedIn Personen, die bereits länger im eigenen Bereich tätig sind, und schreibt diese an. Natürlich sollte man nicht einfach fragen, was derjenige als Stundensatz nimmt, so wird man wenig Antworten bekommen. Die meisten reden darüber nicht gerne und werden einem Fremden nicht gleich offen legen, was sie selbst verdienen.

Man kann aber einfach kurz erklären, dass man Schwierigkeiten hat, den Stundensatz zu schätzen und fragen, ob der Ansprechpartner bereit wäre, einen Blick auf die eigenen Fähigkeiten zu werfen und seine Meinung zu einem angemessenen Stundensatz zu äußern. Man kann auch einfach anhand eines Stundensatz fragen, ob der für die eigenen Fähigkeiten realistisch ist. Viele Freiberufler sind hilfsbereiter als man denkt und wenn man Glück hat, gibt einem der Kollege noch weitere wichtige Tipps.

Stundensatz auf Kostenbasis berechnen

Neben dem marktbasierten Ansatz solltest du auch wissen, was du mindestens verlangen musst, um deine Kosten zu decken. Unser Stundensatz-Rechner kalkuliert deinen Mindeststundensatz auf Basis deiner tatsächlichen Ausgaben — inklusive Versicherungen, Steuern und nicht-fakturierbaren Tagen.

Die Grundidee hinter der Kostenkalkulation ist einfach: Du addierst alle deine jaehrlichen Kosten — private Lebenshaltung, Krankenversicherung, Altersvorsorge, Bueromiete, Software-Lizenzen, Steuerberater und so weiter — und teilst das Ergebnis durch die Anzahl der Stunden, die du tatsaechlich an Kunden fakturieren kannst. Dabei ist wichtig zu verstehen, dass du als Freiberufler nicht 220 Arbeitstage im Jahr fakturieren wirst. Urlaub, Krankheitstage, Akquise, Weiterbildung und Verwaltung fressen einen erheblichen Teil deiner Zeit. Realistisch sind fuer die meisten Freiberufler zwischen 150 und 180 fakturierbare Tage pro Jahr.

Ein Beispiel: Wenn du jaehrlich 60.000 Euro netto verdienen willst und deine Gesamtkosten inklusive Steuern bei 90.000 Euro liegen, brauchst du bei 160 fakturierbaren Tagen einen Tagessatz von mindestens 563 Euro — das entspricht einem Stundensatz von rund 70 Euro. Dieser Wert ist dein absolutes Minimum und sollte als untere Schmerzgrenze dienen, nicht als Zielwert.

Stundensatz vs. Tagessatz — was ist ueblich?

In vielen Branchen ist es ueblich, einen Tagessatz statt eines Stundensatzes zu verhandeln. Das hat fuer beide Seiten Vorteile: Der Kunde weiss genau, was ein Tag kostet, und du musst nicht jede Stunde einzeln tracken. Ein Tagessatz basiert in der Regel auf acht Stunden. Wenn du einen Stundensatz von 90 Euro hast, waere dein rechnerischer Tagessatz 720 Euro. In der Praxis kannst du bei einem Tagessatz einen kleinen Nachlass geben, weil der Kunde dir im Gegenzug Planungssicherheit bietet.

Achte aber darauf, dass der Vertrag klar regelt, was passiert, wenn ein Tag laenger als acht Stunden dauert. Manche Kunden erwarten, dass du bei Bedarf auch zehn oder zwoelf Stunden arbeitest, ohne dass sich der Tagessatz aendert. Das solltest du vorab klaeren und gegebenenfalls eine Regelung fuer Ueberstunden vereinbaren.

Typische Stundensaetze nach Branche und Erfahrung

Um dir eine bessere Orientierung zu geben, hier eine grobe Uebersicht typischer Stundensaetze fuer Freiberufler in Deutschland. Die Werte sind Richtwerte und koennen je nach Region, Spezialisierung und Nachfrage schwanken.

IT und Software-Entwicklung: Einsteiger mit weniger als drei Jahren Erfahrung bewegen sich oft im Bereich von 65 bis 80 Euro. Mit fuenf bis zehn Jahren Erfahrung sind 85 bis 110 Euro realistisch. Sehr spezialisierte Experten, etwa im Bereich Cloud-Architektur, IT-Security oder SAP, erzielen 110 bis 140 Euro und mehr.

Unternehmensberatung und Projektmanagement: Hier liegen die Saetze aehnlich wie in der IT, wobei Managementberatung tendenziell hoehere Saetze erzielt als rein operative Projektsteuerung. Zwischen 90 und 130 Euro sind fuer erfahrene Berater keine Seltenheit.

Kreativberufe und Design: Grafik-Designer, UX-Designer und andere Kreative starten oft bei 50 bis 70 Euro und koennen mit Spezialisierung und Erfahrung 80 bis 100 Euro erreichen. Hier ist es besonders wichtig, den eigenen Wert zu kennen, da Kunden in diesem Bereich oft versuchen, die Preise stark zu druecken.

Ingenieurwesen und technische Beratung: Freiberufliche Ingenieure liegen je nach Fachgebiet zwischen 70 und 120 Euro. Spezialisierungen wie Brandschutz, Energieberatung oder Medizintechnik koennen deutlich hoehere Saetze rechtfertigen.

Wann und wie du deinen Stundensatz erhoehen solltest

Viele Freiberufler machen den Fehler, jahrelang den gleichen Stundensatz zu verlangen. Dabei steigen nicht nur deine Kosten mit der Inflation, sondern auch dein Erfahrungsschatz waechst. Eine regelmaessige Anpassung deines Stundensatzes ist also nicht nur berechtigt, sondern notwendig.

Gute Zeitpunkte fuer eine Erhoehung sind der Beginn eines neuen Projekts, das neue Kalenderjahr oder nachdem du eine relevante Weiterbildung oder Zertifizierung abgeschlossen hast. Bei Bestandskunden solltest du die Erhoehung mindestens vier bis sechs Wochen vorher ankuendigen und kurz begruenden. Die meisten Kunden akzeptieren eine moderate Erhoehung von fuenf bis zehn Prozent ohne grosse Diskussion, wenn du gute Arbeit leistest.

Ein klares Zeichen dafuer, dass dein Stundensatz zu niedrig ist: Du bekommst fast jedes Projekt, fuer das du dich bewirbst. Wenn deine Auftragsquote bei Anfragen sehr hoch ist, bedeutet das in der Regel, dass du guenstiger bist als der Markt. Umgekehrt solltest du dich nicht verunsichern lassen, wenn du mal eine Absage bekommst — das gehoert dazu und bedeutet nicht, dass dein Preis falsch ist.

Haeufige Fehler bei der Stundensatzkalkulation

Zum Schluss noch einige typische Fehler, die Freiberufler bei der Stundensatzkalkulation machen:

Kosten unterschaetzen: Viele vergessen bei der Kalkulation Posten wie Altersvorsorge, Krankentagegeld, Gewerbesteuer-Ruecklagen oder Weiterbildungskosten. Rechne lieber grosszuegig als zu knapp.

Zu viele fakturierbare Tage annehmen: 220 Arbeitstage minus 30 Tage Urlaub minus 10 Tage Krankheit minus 20 Tage fuer Akquise und Verwaltung — da bleiben schnell nur 160 Tage uebrig. Manche Freiberufler rechnen mit 200 fakturierbaren Tagen und wundern sich, warum am Jahresende das Geld nicht reicht.

Angst vor Ablehnung: Gerade am Anfang neigen viele dazu, sich unter Wert zu verkaufen, weil sie Angst haben, den Auftrag nicht zu bekommen. Aber ein zu niedriger Stundensatz signalisiert dem Kunden im schlimmsten Fall mangelnde Erfahrung oder Qualitaet.

Keine Differenzierung: Nicht jedes Projekt ist gleich. Kurzfristige Einsaetze, besonders komplexe Aufgaben oder Projekte mit viel Reisetaetigkeit rechtfertigen einen hoeheren Satz. Umgekehrt kannst du bei einem langfristigen Projekt mit planbarer Auslastung dem Kunden auch entgegenkommen.

Fazit - Stundensatz Freiberufler

Ich hoffe, dir bei der Stundensatzfindung geholfen zu haben. Wenn du nach dem Stundensatz gefragt wirst, vergesse nicht ggfs. die Reisekosten aufzuaddieren. Manchmal kann man auch einen Vorort- und einen Remote-Stundensatz verhandeln.

Den passenden Stundensatz zu finden ist am Anfang schwierig. Wenn du ein paar Projekte gemacht hast und mit Kollegen geredet hast, bekommst du ein Gefuehl fuer den handelsueblichen Stundensatz. Wichtig ist, dass du fuer dich selber weisst, wo dein Minimalstundensatz liegt, ab wann du Nein sagen musst. Kombiniere am besten den marktbasierten Ansatz ueber den Gulp-Kalkulator oder Kollegengespraeche mit einer soliden Kostenkalkulation ueber unseren Stundensatz-Rechner. So hast du sowohl den Marktwert als auch dein persoenliches Minimum im Blick — und kannst in Verhandlungen selbstbewusst auftreten.